SUOMEN AIVOSÄÄTIÖN TIETOSUOJASELOSTE

  1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Suomen Aivosäätiö sr
Osoite: Laurinmäenkuja 3 A, 00440 Helsinki
Yhteyshekilö: Asiamies Merja Rekola, aivosaatio@aivosaatio.fi, puh. 0400 933 938

  1. HENKILÖTETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Suomen Aivosäätiö kerää ja käyttää tietoja seuraavissa henkilörekistereissä.

2.1 Apuraharekisteri

Suomen Aivosäätiö sr toteuttaa sääntöjen mukaista tehtäväänsä tukemalla neuro- ja mielenterveysalan tieteellistä tutkimustyötä rahoittamalla alan kehittämis- ja tutkimushankkeita myöntämällä apurahoja.

Lähettäessään apurahahakemuksen Suomen Aivosäätiölle hakija luovuttaa säätiölle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettu rekisteri.

Apurahan hakijan lähettämiä tietoja käytetään apurahan hakuun, apurahapäätösten tekemiseen ja  myöntöön, maksatukseen, tutkimuksen raportoinnin seuraamiseen sekä viranomaisilmoituksiin.

Tietosisältö: Sukukunimi, etunimet, syntymäaika, yhteystiedot, tutkinto, virka tai tehtävä, työnantaja, tutkimuspaikka, apurahan käyttötarkoitus (henkilökohtainen apuraha), tutkimushankkeen nimi, haettava summa, väitöskirjatyön/työn ohjaaja(t) ja muut väitöskirjaan liittyvä, tutkimussuunnitelma, kustannuslaskelma, aikaisemmin myönnetyt apurahat ja vireillä olevat hakemukset ja mahdolliset muut hakijan lähettämät tiedot ja liitteet.

Mahdollinen tutkimusryhmä: Sukunimi, etunimi, virka tai tehtävä tutkimustyöryhmässä.

Apurahan maksatus- ja viranomaisilmoitusrekisteri
Tietosisältö: Edellisten tietojen lisäksi pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja summa, viranomaisilmoitusten päivämäärät. Tiedot kerätään apurahalomakkeesta, jonka apurahan hakija jättää Suomen Aivosäätiölle. Ilman tietojen keräämistä apurahahakemusten käsittely, maksaminen ja seuranta ei olisi mahdollista. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela).

Apurahahakemuksia käsittelevät säätiön asiamies, erillisrahastojen jäsenet ja ulkopuoliset asiantuntijajäsenet.

Myönnetyistä apurahoista julkaistaan saajien nimet, tutkimushankkeiden aiheet, tutkimuspaikka ja apurahan määrä Suomen Aivosäätiön kotisivuilla www.aivosaatio.fi, säätiön tiedotteissa sekä säätiön toimintakertomuksessa.

2.2 Tiedoterekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tiedottaa säätiön ajankohtaisista asioista, ylläpitää yhteistyötä ja kiittää yhteistyöstä.

Tiedoterekisterin tietolähde on joko henkilön itse säätiön verkkosivujen kautta tilaama tiedotekirje tai tiedotekirjepyyntö sähköpostitse, puhelimitse, henkilökohtaisen tapaamisen yhteydessä tai jokin muu tapa, jolla henkilö on pyytänyt liittämään itsensä tiedotteiden postituslistalle.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.  Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. REKISTERIN SUOJAUSPERIAATTEET

Hakemuspaperit ja mahdollisesti tulostettu aineisto säilytetään lukitussa kaapissa ja lukituissa, pääsyvalvotuissa tiloissa.

Myönnettyjen apurahahakemusten aineisto säilytetään max. 10 vuotta päätöksestä.

Apuraharekisterin ja apurahaverkkopalvelun käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä sekä apurahasovelluksen ylläpitäjällä. Pääsy rekisteriin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

Apurahahakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.

  1. TARKASTUS- ja TIEDON KORJAAMISOIKEUS

4.1 Apurahanhakijalla ja -saajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Suomen Aivosäätiön apuraharekisterissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti. Pyyntö osoitetaan säätiön asiamiehelle ja lähetetään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

4.2 Apuraharekisterissä olevalla on oikeus vaatia Suomen Aivosäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti ja pyyntö osoitetaan säätiön asiamiehelle. Pyyntö lähetetään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Säätiö voi ajoittain päivittää tietosuojaselostetta. Tämä on päivitetty viimeksi 29.6.2018.