Suomen Aivosäätiön tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Aivosäätiö sr
Osoite: Taavetti Laitisen katu 4, 00300 Helsinki
Yhteyshenkilö: Toimitusjohtaja Jenni Pajunen, jenni.pajunen@aivosaatio.fi, puh. 0400 933 938

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Suomen Aivosäätiö kerää ja käyttää tietoja seuraavissa henkilörekistereissä.

2.1 Apuraharekisteri

Suomen Aivosäätiö sr toteuttaa sääntöjen mukaista tehtäväänsä tukemalla neuro- ja mielenterveysalan tieteellistä tutkimustyötä rahoittamalla alan kehittämis- ja tutkimushankkeita myöntämällä apurahoja.

Lähettäessään apurahahakemuksen Suomen Aivosäätiölle hakija luovuttaa säätiölle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettu rekisteri.

Apurahan hakijan lähettämiä tietoja käytetään apurahan hakuun, apurahapäätösten tekemiseen ja  myöntöön, maksatukseen, tutkimuksen raportoinnin seuraamiseen sekä viranomaisilmoituksiin.

Tietosisältö: Sukunimi, etunimet, syntymäaika, yhteystiedot, tutkinto, virka tai tehtävä, työnantaja, tutkimuspaikka, apurahan käyttötarkoitus (henkilökohtainen apuraha), tutkimushankkeen nimi, haettava summa, väitöskirjatyön/työn ohjaaja(t) ja muut väitöskirjaan liittyvä, tutkimussuunnitelma, kustannuslaskelma, aikaisemmin myönnetyt apurahat ja vireillä olevat hakemukset ja mahdolliset muut hakijan lähettämät tiedot ja liitteet.

Mahdollinen tutkimusryhmä: Sukunimi, etunimi, virka tai tehtävä tutkimustyöryhmässä.

Apurahan maksatus- ja viranomaisilmoitusrekisteri

Tietosisältö: Edellisten tietojen lisäksi pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja summa, viranomaisilmoitusten päivämäärät. Tiedot kerätään apurahalomakkeesta, jonka apurahan hakija jättää Suomen Aivosäätiölle. Ilman tietojen keräämistä apurahahakemusten käsittely, maksaminen ja seuranta ei olisi mahdollista. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela).

Apurahahakemuksia käsittelevät säätiön toimitusjohtaja, erillisrahastojen jäsenet ja ulkopuoliset asiantuntijajäsenet.

Myönnetyistä apurahoista julkaistaan saajien nimet, tutkimushankkeiden aiheet, tutkimuspaikka ja apurahan määrä Suomen Aivosäätiön kotisivuilla www.aivosaatio.fi, säätiön sosiaalisen median kanavissa, tiedotteissa ja uutiskirjeissä sekä toimintakertomuksessa.

2.2 Uutiskirjerekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on viestiä säätiön ajankohtaisista asioista, ylläpitää yhteistyötä ja kiittää yhteistyöstä.

Uutiskirjerekisterin tietolähde on joko henkilön itse säätiön verkkosivujen kautta tilaama uutiskirje tai uutiskirjepyyntö sähköpostitse, puhelimitse, henkilökohtaisen tapaamisen yhteydessä tai jokin muu tapa, jolla henkilö on pyytänyt liittämään itsensä uutiskirjeiden jakelulistalle. Suuri osa tiedoista saadaan yhteistyösuhteemme alussa.

Lisäksi saamme henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten ja muiden organisaatioiden www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi rajatuksi ajaksi mahdolliselle tarkoin valitulle yhteistyökumppanille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Sähköisen uutiskirjeen saaja voi halutessaan pyytää poistamaan itsensä jakelulistalta kirjeen alaosaan tätä tarkoitusta varten merkitystä kohdasta.

2.3 Lahjoittajarekisteri

Suomen Aivosäätiön kerta- ja kuukausilahjoittajien sekä lahjoituskeräysten perustajien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lahjoittajien tunnistaminen ja kiittäminen, viestiminen lahjoitusvarojen käytöstä ja niiden tarpeesta, lahjoittajasuhteen hoito, lahjoittajan tietojen sekä lahjoitus- ja yhteydenottohistorian ajantasainen hallinta, lahjoittajakannan analysointi ja kehittäminen, tilastointi, segmentointi ja profilointi sekä markkinointitoimien kohdistaminen.

Henkilötietoja voivat käsitellä kolmannet osapuolet, jotka ovat Aivosäätiön yhteistyökumppaneita kuten viestintä- tai mainostoimistoja tai vastaavia. Näiden tietojen käytöstä Aivosäätiö tekee erikseen tarvittavat sopimukset kolmansien tahojen kanssa.

3. Tarkastus- ja tiedon korjaamisoikeus

3.1 Apurahanhakijalla ja -saajalla sekä lahjoittajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Suomen Aivosäätiön rekistereissä olevat tiedot.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja yksilöidysti. Pyyntö osoitetaan säätiön asiamiehelle ja lähetetään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

3.2 Apuraha- tai lahjoittajarekisterissä olevalla on oikeus vaatia Suomen Aivosäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Tiedonkorjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja yksilöidysti. Pyyntö osoitetaan säätiön asiamiehelle ja se lähetetään henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Säätiö voi ajoittain päivittää tietosuojaselostetta. Tämä on päivitetty viimeksi 17.11.2021.